Обучение работе на компьютере. Уроки, основанные на практике

Полезные функции Microsoft Word. Урок 4.

Об основах работы с Microsoft Word я уже написал немало и получил много добрых слов от своих читателей. Спасибо! Однако, в этом уроке я хотел бы рассказать и о других полезных функциях, которые могут сослужить вам хорошую службу.

Расширенный буфер обмена

Если вы читали все уроки по порядку, то уже знаете, что такое буфер. Но есть ещё расширенный буфер, к которому можно получить доступ на вкладке Главная, щёлкнув по небольшой стрелке внизу.

Зачем эта функция нужна? Возможно, вы когда-нибудь задумывались о том, как было бы здорово, если бы мы могли держать в буфере одновременно несколько кусочков информации. Собственно, эта функция в MS Word и позволяет нам это с успехом делать. Теперь в буфере будет храниться не только кусочек последней скопированной информации, но вообще все кусочки. А кликая правой кнопкой мыши по этим скопированным кусочкам, или же просто наведя мышь на один из них, мы можем манипулировать этими данными – вставлять их в наш текст или удалять.

Использование тезауруса.

Нередко, при написании каких-либо текстов основной проблемой является повторение одних и тех же слов с общим корнем. Тавтология в принципе допустима, но не всегда стилистически это может выглядеть красиво. Для этого, в Microsoft Word есть такой удобный инструмент как Тезаурус. Для его использования достаточно выделить часто повторяемое слово и щёлкнуть по нему левой кнопкой мыши, удерживая при этом клавишу Alt. При этом программа выдаст вам список слов, подходящих по смыслу.

Однако у вас, в зависимости от настроек, может открыться либо переводчик данного слова, либо всё то, что было найдено по слову в поисковой системе Bing. В таком случае, просто выберите нужный справочник:

Делаем скриншот экрана.

Да, вы не ошиблись. Мы можем делать скриншот экрана с помощью нашего текстового редактора. Для этого нужно перейти на вкладку Вставка и выбрать там строку Снимок. При этом нам покажут список всех доступных приложений, запущенных в данный момент.

Достаточно выбрать любое, чтобы программа сделала скриншот того, что сейчас происходит в выбранной программе. А выбрав «Вырезка экрана», можно скопировать только определённую область окна.

Перевод текста с помощью Bing

Если вы редактируете текст на иностранном языке, то для его перевода не обязательно метаться из окна Word в браузер и обратно, используя сторонний онлайн-переводчик. Зачем? Ведь в программе есть собственный переводчик от Bing, который изрядно сэкономит ваше время - для этого нужно во вкладке Рецензирование нажать на соответствующую иконку. Как видите, в зависимости от опции, можно перевести как весь документ, так и выделенную его часть. А можно использовать и так называемый «быстрый перевод» - очень удобная функция, если вы хотите переводить слова, просто наведя на них курсор.

Кроме того, к нашим услугам предоставлен перевод на почти все языки мира, если выбрать строку «Выбрать язык для перевода…»:

Там можно выбрать с какого и на какой будет переводиться текст, а заодно и настроить «мини-переводчик».

Защита документов паролем

Если в вашем документе хранится какая-то важная или сверхсекретная информация, то в таких случаях бывает неплохо защитить свой документ паролем, скрыв его тем самым от посторонних глаз. Чтобы провернуть это, переходим на вкладку Файл и щёлкаем по кнопке Защита документа.

Далее нужно будет просто ввести и подтвердить пароль:

Редактирование PDF

Начиная с Word 2013, теперь мы можем не только читать, но и редактировать pdf-файлы. И я считаю, что это довольно-таки круто, поскольку в прошлом, когда у меня была нужда отредактировать данный тип документов, выбор был невелик – либо платная версия Acrobat Reader, либо использование сомнительных онлайн-сервисов с рекламами и смс.

А в word все привычные инструменты под рукой и с форматирование никаких проблем нет.

Изменение папки сохранения по умолчанию

Вы уже заметили, что при попытке сохранить файл, программа нам постоянно предлагает дефолтную папку? А что если папка, которую мы постоянно используем для себя, носит совершенно другое название (что наиболее вероятно)? Тогда переходим по следующему пути: "Файл – Параметры – Сохранение" и меняем путь на тот, который нам нужен.

Здесь же мы можем задать настройку, отвечающую за то, как часто будет происходить сохранение.

Подстановка ударения

В школьных программах, да и вообще в литературе часто используются ударения. Так вот, чтобы сделать ударение на нужную букву, необходимо поставить курсор после той буквы, на которую хотим поставить ударение и нажать комбинацию клавиш Alt+769. Причём набирать сами цифры нужно на цифровой клавиатуре справа. Например, коро́ва.

Перемещение элементов списка

Не знаю как у вас, а у меня часто возникает такая ситуация, когда я путаю порядок элементов списка. В результате этого постоянно вынужден заниматься копипастом. Это не очень удобно, поскольку в итоге создаются лишние пункты, которые потом всё равно приходится убирать. Но есть простой способ обойти это - использовать сочетание клавиш Alt + Shift + (стрелочки вверх, вниз). В качестве примера,

Было:

Первый.
Второй.
Пятый.
Четвёртый
Третий.

Стало:

Первый.
Второй.
Третий.
Четвёртый
Пятый.

Сжатие страниц для их последующей распечатки или добавление новых функций

Кто из нас не сталкивался с ситуацией, когда напечатанный текст не помещался в необходимое количество листов и захватывал с собой ещё одну страницу с одной или двумя строками текста. В результате чего принтер требовал, чтобы мы этот лист всё-таки загрузили в лоток. Можно конечно изощряться в том, чтобы этот текст уместить в нужное нам количество листов за счёт уменьшения межстрочного интервала, урезания полей по краям и так далее. Но даже это не даст гарантии, что в результате этого мы добьёмся нужно нам эффекта. На наше счастье, в Microsoft Word есть специальная функция, которая помогает нам добиться сжатия документа на одну страницу. Функция-то есть… однако на верхней панели мы её не видим. Но нам ничего не будет стоить её вытащить так сказать на поверхность. Для этого нужно перейти в "Файл – Параметры – Настроить ленту".

Но прежде чем добавить эту функцию, нужно будет создать вкладку, в ней группу. А уже в самой группе будет название нашей функции. Это можно сделать с помощью кнопок "Создать вкладку" и "Создать группу" соответственно.

Как видно из скриншота, вкладку я назвал "Пользовательская", а группу "На все случаи жизни". Слева я выбрал "Все команды" и нашёл нужную мне функцию. К слову, точно так же можно добавить какую угодно функцию; после этого она появится в соответствующей вкладке и группе.

Собственно, теперь мы можем пользоваться нашей функцией. Например, у нас не помещается текст в одну страницу и при этом залезает на другую.

Нажимаем по вновь добавленной кнопке, и программа попытается сделать всё возможное для того, чтобы сократить текст на странице. Смотрим на результат.

В данном случае, мы видим, что программа достигла этого, сократив межстрочный интервал.

На этом пока что всё. До встречи в следующих уроках!

Опубликовал admin 23 августа 2016.
Размещено в Microsoft Word.
Метки: Microsoft Excel уроки.

Ранее в этой же рубрике:

Работа с текстом. Панель инструментов - вкладка Главная. Урок 3. // 30 сентября 2012 // 3
Некоторые аспекты и тонкости при работе с программой Microsoft Word. Урок 2. // 15 сентября 2012 // 2
Обучение работе с программой Microsoft Word. Урок 1. // 2 сентября 2012 // 2

Оставить комментарий или два

Пожалуйста, зарегистрируйтесь для комментирования.